III. CÁC BƯỚC CUỐI CÙNG:
1. Định dạng dữ liệu
Mặc định Excel dùng kiểu dữ liệu là General cho tất cả các ô trong bảng tính, tuy nhiên điều này không thật sự tiện lợi lắm, ví dụ khi bạn nhập một số 3000 trong một ô, với càng nhiều số 0 theo sau càng làm bạn rối mắt khi muốn biết chính xác số đó là bao nhiêu, khi ấy việc đổi sang kiểu số (Number) sẽ giúp bạn đỡ rối mắt. Bạn thực hiện việc này như sau:
+ Chọn ô cần đổi kiểu dữ liệu, nhấp vào menu Format > Chọn Cells… hay dùng tổ hợp phím Ctrl + 1.
+ Ở hộp thoại Format Cell, chọn thẻ Number, khung Category bạn nhấp vào Number.
+ Bạn đánh dấu vào hộp kiểm Use 1000 Separator(,), mục Decimal places quy định phần thập phân của số, nếu không cần thể hiện bạn chọn là 0, tương ứng với mỗi tùy chọn, mục Sample sẽ cho bạn thấy trước kết quả.
Ngoài ra trên khung Category cũng còn nhiều kiểu dữ liệu khác để bạn chọn như kiểu tiền tệ (Currency), kiểu ngày tháng (Date), phần trăm (Percentage)…
Nếu bạn cần áp dụng nhanh kiểu dữ liệu cho một ô hay một khối ô, Excel cung cấp cho bạn một số công cụ định dạng dữ liệu sau:
2. Ghi nhận sự thay đổi trên tài liệu:
Đối với tài liệu dùng chung cho nhiều người, tính năng ghi nhận sự thay đổi trên tài liệu trở nên hữu ích, vì khi thiết lập, Excel sẽ ghi nhận lại toàn bộ những dữ liệu đã được thêm vào hay đã được xóa đi, ghi nhận người sử dụng nào đã thực hiện trong thời gian nào, đồng thời đưa ra công cụ giúp bạn quyết định có nên chấp nhận hay hủy bỏ sự thay đổi đó.
Để làm việc này, bạn nhấp vào menu Tools > Chọn Share Workbook.
Ở hộp thoại Share Workbook vừa hiện ra, tại thẻ Editing bạn đánh dấu chọn như hình.
Thẻ Advanced bạn chú ý mục Track changes, mặc định mục Keep change history for là 30 ngày, tức Excel sẽ lưu lại toàn bộ sự thay đổi trên tài liệu này trong thời gian cách thời điểm làm việc hiện tại là 30 ngày, bạn có thể chỉnh lại số ngày này.
Lưu ý: Nếu bạn chọn số ngày quá ít thì Excel sẽ xóa toàn bộ lịch sử thay đổi ở những ngày không nằm trong khoảng thời gian đó.
Tiếp đến để xem sự thay đổi trên tài liệu, bạn menu Tools > chọn Track Changes > chọn tiếpHighlight Changes…
Tại hộp thoại Highlight Changes vừa xuất hiện, mục Highlight which changes bạn nhấp chọn khung When là All, khung Who là Everyone, mục Where dùng để xác định khu vực cần ghi nhận sự thay đổi, nếu muốn ghi nhận trên toàn bộ tài liệu bạn không chọn mục này.
Nếu muốn xuất hiện thông báo thay đổi trên màn hình bạn đánh dấu mục Highlight changes on screen, nếu muốn Excel liệt kê sự thay đổi bằng một Sheet mới, bạn đánh dấu mục List changes on a new sheet, khi đó Excel sẽ tạo thêm một Sheet với tên là History.
Cuối cùng, để chấp nhận sự thay đổi trên tài liệu, bạn vào menu Tools > chọn Track Changes > chọn tiếp Accept or Reject Changes… Ở hộp thoại Select Changes to Accepts or Rejectbạn nhấp OK.
Tiếp đến ở hộp thoại Accepts or Reject Changes sẽ mô tả từng sự thay đổi trên tài liệu, bạn nhấp Accept để chấp nhận sự thay đổi, nhấn Reject để hủy bỏ, cuối cùng nhấp Close để đóng lại.
(còn tiếp)Theo tip4pc.com
